Hoe houd ik mijn team ook online in beeld?

Hoe vonden jullie de sessie? Even een rondje langs de velden
We hebben nu in ieder geval een duidelijke focus
Verhelderend
Pittig
Goede sessie, maar ik miste Sabine.

Hé wat? Wat zegt de directeur nu? Deze zag ik even niet aankomen.
Tijdens deze sessie hadden we de ambitie van het MT geformuleerd. Sabine is de HR -manager die zich die ochtend helaas ziek had gemeld. We hadden besloten de sessie toch zonder haar door te laten gaan.

Hoe bedoel je?
Nou gewoon. Sabine is scherp. Ze kijkt anders. Ze voegt een ander geluid toe. Is ook ons geweten. Ik heb haar inbreng gemist.

Deze kwam wel even binnen. Een ogenschijnlijk onschuldige opmerking. Maar zo confronterend. Hoe vaak zit je niet in een overleg en heb je het gevoel dat jouw aanwezigheid geen verschil maakt? Dat het niet uit lijkt te maken of je er wel of niet bent. Hoe gaaf is het dat je gemist wordt. Dat jouw aanwezigheid er echt toe doet.
In de auto besloot ik ter plekke die avond naar een vergadering van de Almeloopers te gaan in plaats van naar een bijeenkomst van de organisatie waar ik op dat moment mee verbonden was. Want ik wist dat ik bij de Almeloopers gemist zou worden. Dilemma opgelost!

In deze tijd van online-overleggen raak je heel makkelijk uit beeld. Letterlijk en figuurlijk. Voel jij je gezien? Doe je nog mee? Sta je aan? Of ben je ondertussen je mail aan het doen? Word je gemist als je uit beeld bent?

Lekker meters maken!
Ik Zoom, Skype en Teams er wat af, de laatste tijd. Heeft veel voordelen. Ik hoef de deur niet meer uit; scheelt heeeel veeeel tijd als je in Almelo woont en overal werkt, behalve in het oosten van het land. Online overleggen zijn ook vaak veel efficiënter, meer to the point en zakelijker. Door de technologie; geen doen als iedereen door elkaar praat. We worden ook korter van stof, omdat we niet van iedereen kunnen inschatten hoe de boodschap landt. Lijkt dikke winst! Deze overleggen schieten tenminste op. Moeten er natuurlijk wel een paar praktische zaken geregeld zijn. Duidelijke agenda, goede voorzitter die het proces strak begeleidt en concrete afspraken die gemaakt worden. Lekker meters maken!

En toch…. Zet een groep mensen bij elkaar en er gebeurt van alles. Ook bij online contact. Misschien juist dan nog wel meer. Zeker in tijden van onzekerheid, worden we veel gevoeliger voor signalen. En het WIS (wandelgang informatiesysteem) werkt in deze tijd, van thuiswerken ook anders. We kunnen niet even bij elkaar checken hoe bepaalde opmerkingen bedoeld zijn. Of om eventuele plooien glad te strijken met een bakkie. Checken hoe de informele vlag erbij hangt, terwijl we elkaar tegenkomen in de gang. Stoom afblazen na een lastig gesprek. Iedere keer hierover bellen met een collega voelt als de boel onnodig opblazen en je collega heeft wel wat anders te doen. Denk je. Dit maakt ons onzeker en vatbaar voor gedachtes die dan een eigen leven gaan leiden.

Waar mensen met elkaar werken ontstaat er per definitie een (emotionele) dynamiek, die wel of niet bijdraagt aan de onderlinge verbinding en samenwerking. Ook bij allerlei online overlegvormen. Mensen reageren altijd op elkaar. Op jou. Op de omstandigheden. Onderlinge (machts-)verhoudingen spelen een rol. De onderstroom doet mee of je wil of niet. Hoe zit het met het onderlinge vertrouwen? Durven mensen zich ook al skypend kwetsbaar op te stellen? Spreken ze zich uit? Of juist niet? Hoeveel ruimte is daarvoor tijdens online overleggen? Of houden we het lekker efficiënt en zakelijk? Zonder rekening te houden met de onderstroom.

In welke WhatsApp groep zit jij?
Voor je het weet ontstaan er parallelle interactiestromen tijdens een overleg. Thijs Homan noemt dat het on-stage gesprek: het gesprek dat voor iedereen hoorbaar en zichtbaar is. Het gesprek voor de bühne. Dat wat we delen met elkaar, waarvan we denken dat dat handig of wenselijk is. Off-stage ontstaan parallelle informele gesprekken bijvoorbeeld via WhatsApp. In kleine groepjes wordt, vaak tijdens het overleg, uitgewisseld hoe we daadwerkelijk in de wedstrijd zitten; hoe we er echt over denken. We zoeken op deze manier aansluiting met gelijkgestemden. Coalities worden gesmeed. Informatie wordt niet of onvolledig gedeeld. Twijfels worden niet uitgesproken. Emoties niet gedeeld. En het roddelcircuit maakt overuren als je niet oppast.
On-stage en off-stage gesprekken zijn er altijd. Ook in het pre-Corona tijdperk. Alleen door de huidige focus op efficiënt online overleggen, wordt de onderstroom steeds minder zichtbaar. En daarmee de afstand tussen jouw en je team steeds groter; en tussen de medewerkers onderling. Afhankelijk van de WhatsApp groep waarin je zit
Besluiten worden genomen op basis van onvolledige en/of onjuiste informatie, omdat we on-stage niet meer uitspreken wat we echt van iets vinden of waar we echt tegen aan lopen.

Ben ik in beeld?
Het missen van het echte menselijke contact is een prijs die we op dit moment betalen. Op allerlei fronten. Voor je het weet raak je mensen kwijt. Wat is er werkelijk gaande: hoe hangt iemand er echt bij? De schone schijn ophouden gaat nu wel heel gemakkelijk. Snel je mail checken. Even iets anders doen. Want niemand die het ziet. Heel boeiend. Onze fatsoensnormen lijken te vervagen, omdat we niet betrapt kunnen worden. Je bent er wel, maar je bent niet echt ingelogd. Valt niet op door de fysieke afstand. Je kan letterlijk van de radar afvallen.  En niemand die het ziet of je mist….

Of toch wel?
Versterk de emotionele infrastructuur in je organisatie en binnen de teams. Houd zicht op de onderstroom. Focus op verbinding en samenwerking. Juist nu!

Maak contact!
Bouw voldoende 1:1 tijd met je mensen in. Wat speelt er op gevoelsniveau? Hoe hangt de vlag er echt bij? Hoe komen boodschappen over? Is Chantal nog echt aangehaakt? Hoe denkt Peter over dit vraagstuk? Komt zijn visie ook terug tijdens overleggen? Of spreekt hij zich dan niet uit?

Doe een check-in aan het begin van een overleg. Maak persoonlijk contact. Nodig mensen uit te delen wat er bij ze speelt. Voordat je overgaat naar het inhoudelijke deel van het overleg. Deze stap wordt snel overgeslagen, maar o zo belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen ook echt ingelogd en aanwezig is. Gebruik je creativiteit bij grote groepen. Anders haken mensen al aan het begin af.

Maak een onderscheid tussen de onderwerpen. Handel de praktische, operationele zaken kort en bondig af. En creëer ruimte en tijd voor de onderwerpen waar inbreng, creativiteit en betrokkenheid van iedereen nodig is.

Creëer betrokkenheid!
De kwaliteit van de dialoog bepaalt

1. Hoe mensen informatie verzamelen en delen,
2. Hoe besluiten worden genomen
3. Hoe medewerkers zich voelen ten opzichte van elkaar en de uitkomst van de besluiten.

Zorg dat de uitkomst van lastige vraagstukken niet bij voorbaat vast staat. Ga samen met je team op zoek naar de beste mogelijke oplossing. Nodig mensen uit hun ongefilterde mening te geven. Zorg dat alle relevante informatie op tafel komt: ook de twijfels en eventuele conflicten; voorkom hiermee dat medewerkers support zoeken voor hun mening via off-stage kanalen.

Stimuleer transparantie. Voorkom stille leugens. Creëer een sfeer van tolerantie, naar elkaar luisteren en empathie. Je wilt dat mensen vrij voelen zich uit te spreken zonder schaamte of spanningen. Geen angst voor afwijzing, afkeuring, uitlachen of vernedering. Alles kan en mag gezegd worden en er is nooit een reden om dat niet te doen. Er is respect voor elkaar.

Zorg voor een informele sfeer. Dat maakt mensen minder defensief. Neem een nieuwsgierige houding aan en durf daarbij je eigen gedachten en overtuigingen ter discussie te stellen. Eerst begrijpen en dan begrepen worden.

Neem de rol van procesbegeleider serieus. Benadruk het gewenste gedrag, corrigeer het ongewenste gedrag. Jij als leider zet de toon. Jij bent het voorbeeld. Laat dan zien hoe het ook kan. Wees het goede voorbeeld. Als het goed is weet jij hoe iedereen denkt over het onderwerp. Stuur het proces zodanig, dat iedereen gehoord en gezien wordt. Jij bent niet alleen van de inhoud en het proces. Hoe reageren mensen op elkaar? Welke gevoelens spelen een rol? En hoe faciliteer jij dat?

Maak concrete afspraken aan het eind van het overleg. Zijn de verwachtingen helder? Welke besluiten zijn genomen? Wat betekent dit voor iedereen? Wie doet wat? Spreek elkaar ook aan op het niet nakomen van afspraken.

Jij bent aan zet!
Als leider zet je de toon. Zorg je dat iedereen (weer) zichtbaar wordt. Maak dat ieders aanwezigheid relevant is. Juist nu het zo gemakkelijk is om onder de radar terecht te komen. Weten dat je echt gemist wordt als je er niet bij bent is de beste stimulans om on-stage een constructieve bijdrage te leveren!

Inschrijven nieuwsbrief:

Hoe word je een speler, in plaats van een toeschouwer?

(Stap in de arena als je durft! Neem je verantwoordelijkheid)

Je leven zoals het er nu uitziet is een gevolg van alle keuzes die je hebt gemaakt en die je niet hebt gemaakt.

BAM – In your face…

Ja, echt niet….
Jij hebt makkelijk praten
Alsof het leven maakbaar is
Ja, maar ik kan er niets aan doen…
Ken jij mijn leidinggevende nog niet (die ik overigens meestal wel ken)
Ken jij mijn partner nog niet (wat vaak ook zo is)
Wat een spiriwiri bullshit
Zeg dat maar tegen mijn partner met clusterhoofdpijn…

Een paar reacties van deelnemers tijdens een training. Of varianten daarop. Niet gek. Verantwoordelijkheid nemen is ook wel een dingetje. Vind ik. Valt vaak niet mee. Om echt verantwoording te nemen voor alles waar je mee te dealen hebt.

 Verantwoording nemen: waar hebben we het dan over?

Verantwoording nemen is ook zo’n container-begrip. Iedereen heeft er wel een beeld bij. Wel vaak een heel divers beeld.

• Afspraken nakomen
• Geen excuses meer verzinnen
• Focus op dat wat je wel kan beïnvloeden
• Elkaar aanspreken
• Initiatieven nemen
• Niet je frustraties ongelimiteerd uitleven
• Doen wat nodig is om iets te bereiken
• Aanspreekbaar zijn
• Verdragen dat het niet altijd gaat zoals jij wilt
• In oplossingen denken

Voor mij is de essentie: kiezen en de consequenties aanvaarden.  Ouch! Die consequenties krijg je er namelijk gratis bij. Positief en negatief. Dat maakt waarom we het soms zo spannend vinden om keuzes te maken. We willen de negatieve consequenties niet. Of we kunnen ze niet overzien. Of we hopen dat de situatie vanzelf verandert. Niet kiezen is overigens ook een keuze. Prima. Alle begrip. Even goede vrienden. Maar dan moet je niet zeuren over de consequenties. We kennen allemaal die collega die moppert over zijn manager die het niet snapt. Dat er weer eens een besluit is genomen waar hij het niet mee eens is. En die college grijpt elke gelegenheid aan om dit te delen met de rest van de organisatie of aan ieder ander die luisteren wil. Maar ervoor kiest (bewust of onbewust) om hierover niet constructief met zijn manager in gesprek te gaan. Of te aanvaarden dat het management blijkbaar een andere (vaak weloverwogen) keuze heeft gemaakt. En vervolgens is hij verbolgen dat hij gepasseerd wordt voor een promotie. En dan begint de cyclus weer van voor af aan. Mopper de mopper de mopper…..

Hoe herken je of je verantwoording neemt of niet? Bij jezelf of bij je collega of bij je partner…

 Als je merkt dat je een houten reet hebt, van het zitten op de tribune. Huh?

Als jij denkt dat je gekkies in je omgeving hebt. Als je jezelf betrapt op gedachtes: Ben ik nu zo slim of zijn zij zo dom? Als je merkt dat je piekert over je manager die je niet respectvol behandelt. Als jouw collega veel klaagt over die leverancier die zich niet aan afspraken houdt en jij denkt nu weet ik het wel!  Als je merkt dat een ander jou steeds voor het karretje spant. Als je dingen doet, omdat je bang bent voor een negatieve beoordeling. Als je toegeeft, omdat je anders weer 3 dagen ruzie hebt. Als jij je zorgen maakt of je volgend jaar nog wel voldoende opdrachten weet te verkopen, maar niet in actie komt. Als je…..

Kortom: alles waar we last van hebben. Over klagen. Over piekeren. Proberen te vermijden. Ons zorgen over maken. Ruzie over maken. De schuld bij de ander neerleggen. Ons kop voor in het zand steken. Weigeren te aanvaarden. Afbranden. Veroordelen. Zonder er iets aan te doen.

Dan is het o zo verleidelijk om op de tribune te gaan zitten. En commentaar te leveren. Lekker vanaf de zijlijn van alles vinden, zonder zelf in beweging te komen. Toeschouwer zijn. 1 van die 15 miljoen bondscoaches. Een toeschouwer zet zichzelf buiten spel. En er is altijd wel een reden of excuus om niets te hoeven ondernemen door naar anderen of omstandigheden te wijzen. Lekker veilig en comfortabel. Denk je. Maar o zo onmachtig. En zelf-ondermijnend. Knapt niemand van op.

Een goed getrainde toeschouwer kan alleen maar de gevolgen ondergaan, want hij staat buiten spel; Is reactief en neemt een afwachtende houding aan; Focust op dingen die hij niet kan beïnvloeden; Voelt zich slachtoffer van de omstandigheden. Doet pogingen om eigen incompetentie te verhullen; Legt de schuld buiten zichzelf; Bekritiseerd de speler om zichzelf sterker te voelen; Leeft vooral in het verleden en in de toekomst. Get the picture? Ben jij natuurlijk niet. Maar je kent ze wel.

Wat heeft dit nu met verantwoordelijkheid nemen te maken?

Alles! Wees een speler. Neem het heft in eigen hand. Dat kan alleen als jij je realiseert dat jij een aandeel hebt in het spel. En zodoende de uitkomst van het spel kan beïnvloeden. Door je te richten op dat wat je wel kan beïnvloeden. Door trouw te blijven aan jezelf. Door bespreekbaar te maken waar je tegenaan loopt. Door weg te gaan uit een uitzichtloze situatie. Door je moppergedrag om te zetten naar constructieve actie.  Door de realiteit onder ogen te zien en te aanvaarden. Een speler leeft volgens zijn eigen waarden en normen en accepteert daarmee makkelijker de consequenties van zijn of haar keuzes.

Wees je eigen held! Stap die arena in, als je durft!

Haal je kop uit het zand. Waanzin is hopen op andere resultaten, terwijl je dezelfde dingen blijft doen. Ga van de tribune af. Stap die arena in. Juist in die situaties waarin je merkt dat je je onmachtig voelt. Waarin je merkt dat je minder effectief bent dat dat je zou willen zijn. Situaties die je afhouden van je beste versie. Van de doelen die je wilt bereiken. Wees de HELD! Dat vraagt moed! Want je bent niet voor niets op de tribune gaan zitten. Zoek voor jezelf naar manieren om het spel te beïnvloeden, zonder het mes in te lopen of jezelf onnodig te verwonden. Zorg wel goed voor jezelf. We hebben het niet voor niets over een arena.

Hoe dan?

Neem de situatie in gedachten waarin je meer speler wilt zijn, dan je nu bent.

• Herkennen: Welke gedachten en gevoelens zorgen ervoor dat je in tribune gedrag vervalt. Hoe eerlijk durf je naar jezelf te kijken? Aan de andere kant. Hoe mild kan je naar jezelf zijn over je huidige gedrag? Wie zijn wel de spelers? Wat is het speelveld? Wat zou je willen bereiken? Welke positie zou je willen spelen?
• Exploreren: Hoe zou je de volgende keer anders kunnen reageren in soortgelijke situaties? Hoe doen anderen dat? Wat heb je al eerder geprobeerd? Welke verschillende opties kan je bedenken? Wie kan je helpen? Wat heb je nodig om nieuw gedrag in te kunnen zetten?
• Luisteren naar je hart: wat ga je de volgende keer anders doen? Wat vertellen jouw waarden wat voor jou de juiste keuze is? Waarvoor ben je bereid de consequenties te dragen, omdat je trouw wilt blijven aan jezelf? Een keuze maken vanuit je hart verdient tijd en aandacht. Zoek de weg naar binnen. Ga even stilstaan en voel wat voor jou de beste keuze is. Elke keuze is goed, zolang het maar jouw keuze is.
• Doen: Gewoon doen. Wees trots op elke stap die je in de arena durft te zetten. Je mag steeds weer oefenen, ook al val je soms terug in je oude patroon. Net zo lang tot jij je comfortabel voelt in deze positie. Wees je eigen supporter.

Verantwoordelijkheid nemen gaat niet over wat je wordt aangedaan of hoe de omstandigheden zijn. Het gaat over hoe je omgaat met wat er is. Met de omstandigheden waar je mee te maken krijgt. Als je regelmatig de arena instapt vergroot je je zelfvertrouwen. En verklein je je gevoel van onmacht. Je laat zien wie je werkelijk bent en waar je voor staat. Het geeft je het gevoel van vrijheid. Je maakt gebruik van je vermogen om te reageren op een situatie door je vrije wil te gebruiken. Want je hebt altijd de keuze. HELD!

The man in the arena
It is not the critic who counts;
Not de man who points out how the strong man stumbles
Or where the doer of deeds could have done them better
The credits belongs to the man who is actually in the arena,
Whose face is marred by dust and sweat and blood;
Who strives valiantly;
Who errs, who comes short again and again,
Because there is no effort without error and shortcoming;
But who does actually strive to do the deeds;
Who knows great enthusiasms, the great devotions;
Who spends himself in a worthy cause;
Who at the best knows in the end the triumph of high achievement,
And who at the worst, if he fails, at least fail while daring greatly,
So that his place shall never be with those cold
And timid souls who neither know victory nor defeat
Theodore Roosevelt

Inschrijven nieuwsbrief: