Hoe houd ik mijn team ook online in beeld?

Hoe vonden jullie de sessie? Even een rondje langs de velden
We hebben nu in ieder geval een duidelijke focus
Verhelderend
Pittig
Goede sessie, maar ik miste Sabine.

Hé wat? Wat zegt de directeur nu? Deze zag ik even niet aankomen.
Tijdens deze sessie hadden we de ambitie van het MT geformuleerd. Sabine is de HR -manager die zich die ochtend helaas ziek had gemeld. We hadden besloten de sessie toch zonder haar door te laten gaan.

Hoe bedoel je?
Nou gewoon. Sabine is scherp. Ze kijkt anders. Ze voegt een ander geluid toe. Is ook ons geweten. Ik heb haar inbreng gemist.

Deze kwam wel even binnen. Een ogenschijnlijk onschuldige opmerking. Maar zo confronterend. Hoe vaak zit je niet in een overleg en heb je het gevoel dat jouw aanwezigheid geen verschil maakt? Dat het niet uit lijkt te maken of je er wel of niet bent. Hoe gaaf is het dat je gemist wordt. Dat jouw aanwezigheid er echt toe doet.
In de auto besloot ik ter plekke die avond naar een vergadering van de Almeloopers te gaan in plaats van naar een bijeenkomst van de organisatie waar ik op dat moment mee verbonden was. Want ik wist dat ik bij de Almeloopers gemist zou worden. Dilemma opgelost!

In deze tijd van online-overleggen raak je heel makkelijk uit beeld. Letterlijk en figuurlijk. Voel jij je gezien? Doe je nog mee? Sta je aan? Of ben je ondertussen je mail aan het doen? Word je gemist als je uit beeld bent?

Lekker meters maken!
Ik Zoom, Skype en Teams er wat af, de laatste tijd. Heeft veel voordelen. Ik hoef de deur niet meer uit; scheelt heeeel veeeel tijd als je in Almelo woont en overal werkt, behalve in het oosten van het land. Online overleggen zijn ook vaak veel efficiënter, meer to the point en zakelijker. Door de technologie; geen doen als iedereen door elkaar praat. We worden ook korter van stof, omdat we niet van iedereen kunnen inschatten hoe de boodschap landt. Lijkt dikke winst! Deze overleggen schieten tenminste op. Moeten er natuurlijk wel een paar praktische zaken geregeld zijn. Duidelijke agenda, goede voorzitter die het proces strak begeleidt en concrete afspraken die gemaakt worden. Lekker meters maken!

En toch…. Zet een groep mensen bij elkaar en er gebeurt van alles. Ook bij online contact. Misschien juist dan nog wel meer. Zeker in tijden van onzekerheid, worden we veel gevoeliger voor signalen. En het WIS (wandelgang informatiesysteem) werkt in deze tijd, van thuiswerken ook anders. We kunnen niet even bij elkaar checken hoe bepaalde opmerkingen bedoeld zijn. Of om eventuele plooien glad te strijken met een bakkie. Checken hoe de informele vlag erbij hangt, terwijl we elkaar tegenkomen in de gang. Stoom afblazen na een lastig gesprek. Iedere keer hierover bellen met een collega voelt als de boel onnodig opblazen en je collega heeft wel wat anders te doen. Denk je. Dit maakt ons onzeker en vatbaar voor gedachtes die dan een eigen leven gaan leiden.

Waar mensen met elkaar werken ontstaat er per definitie een (emotionele) dynamiek, die wel of niet bijdraagt aan de onderlinge verbinding en samenwerking. Ook bij allerlei online overlegvormen. Mensen reageren altijd op elkaar. Op jou. Op de omstandigheden. Onderlinge (machts-)verhoudingen spelen een rol. De onderstroom doet mee of je wil of niet. Hoe zit het met het onderlinge vertrouwen? Durven mensen zich ook al skypend kwetsbaar op te stellen? Spreken ze zich uit? Of juist niet? Hoeveel ruimte is daarvoor tijdens online overleggen? Of houden we het lekker efficiënt en zakelijk? Zonder rekening te houden met de onderstroom.

In welke WhatsApp groep zit jij?
Voor je het weet ontstaan er parallelle interactiestromen tijdens een overleg. Thijs Homan noemt dat het on-stage gesprek: het gesprek dat voor iedereen hoorbaar en zichtbaar is. Het gesprek voor de bühne. Dat wat we delen met elkaar, waarvan we denken dat dat handig of wenselijk is. Off-stage ontstaan parallelle informele gesprekken bijvoorbeeld via WhatsApp. In kleine groepjes wordt, vaak tijdens het overleg, uitgewisseld hoe we daadwerkelijk in de wedstrijd zitten; hoe we er echt over denken. We zoeken op deze manier aansluiting met gelijkgestemden. Coalities worden gesmeed. Informatie wordt niet of onvolledig gedeeld. Twijfels worden niet uitgesproken. Emoties niet gedeeld. En het roddelcircuit maakt overuren als je niet oppast.
On-stage en off-stage gesprekken zijn er altijd. Ook in het pre-Corona tijdperk. Alleen door de huidige focus op efficiënt online overleggen, wordt de onderstroom steeds minder zichtbaar. En daarmee de afstand tussen jouw en je team steeds groter; en tussen de medewerkers onderling. Afhankelijk van de WhatsApp groep waarin je zit
Besluiten worden genomen op basis van onvolledige en/of onjuiste informatie, omdat we on-stage niet meer uitspreken wat we echt van iets vinden of waar we echt tegen aan lopen.

Ben ik in beeld?
Het missen van het echte menselijke contact is een prijs die we op dit moment betalen. Op allerlei fronten. Voor je het weet raak je mensen kwijt. Wat is er werkelijk gaande: hoe hangt iemand er echt bij? De schone schijn ophouden gaat nu wel heel gemakkelijk. Snel je mail checken. Even iets anders doen. Want niemand die het ziet. Heel boeiend. Onze fatsoensnormen lijken te vervagen, omdat we niet betrapt kunnen worden. Je bent er wel, maar je bent niet echt ingelogd. Valt niet op door de fysieke afstand. Je kan letterlijk van de radar afvallen.  En niemand die het ziet of je mist….

Of toch wel?
Versterk de emotionele infrastructuur in je organisatie en binnen de teams. Houd zicht op de onderstroom. Focus op verbinding en samenwerking. Juist nu!

Maak contact!
Bouw voldoende 1:1 tijd met je mensen in. Wat speelt er op gevoelsniveau? Hoe hangt de vlag er echt bij? Hoe komen boodschappen over? Is Chantal nog echt aangehaakt? Hoe denkt Peter over dit vraagstuk? Komt zijn visie ook terug tijdens overleggen? Of spreekt hij zich dan niet uit?

Doe een check-in aan het begin van een overleg. Maak persoonlijk contact. Nodig mensen uit te delen wat er bij ze speelt. Voordat je overgaat naar het inhoudelijke deel van het overleg. Deze stap wordt snel overgeslagen, maar o zo belangrijk om ervoor te zorgen dat iedereen ook echt ingelogd en aanwezig is. Gebruik je creativiteit bij grote groepen. Anders haken mensen al aan het begin af.

Maak een onderscheid tussen de onderwerpen. Handel de praktische, operationele zaken kort en bondig af. En creëer ruimte en tijd voor de onderwerpen waar inbreng, creativiteit en betrokkenheid van iedereen nodig is.

Creëer betrokkenheid!
De kwaliteit van de dialoog bepaalt

1. Hoe mensen informatie verzamelen en delen,
2. Hoe besluiten worden genomen
3. Hoe medewerkers zich voelen ten opzichte van elkaar en de uitkomst van de besluiten.

Zorg dat de uitkomst van lastige vraagstukken niet bij voorbaat vast staat. Ga samen met je team op zoek naar de beste mogelijke oplossing. Nodig mensen uit hun ongefilterde mening te geven. Zorg dat alle relevante informatie op tafel komt: ook de twijfels en eventuele conflicten; voorkom hiermee dat medewerkers support zoeken voor hun mening via off-stage kanalen.

Stimuleer transparantie. Voorkom stille leugens. Creëer een sfeer van tolerantie, naar elkaar luisteren en empathie. Je wilt dat mensen vrij voelen zich uit te spreken zonder schaamte of spanningen. Geen angst voor afwijzing, afkeuring, uitlachen of vernedering. Alles kan en mag gezegd worden en er is nooit een reden om dat niet te doen. Er is respect voor elkaar.

Zorg voor een informele sfeer. Dat maakt mensen minder defensief. Neem een nieuwsgierige houding aan en durf daarbij je eigen gedachten en overtuigingen ter discussie te stellen. Eerst begrijpen en dan begrepen worden.

Neem de rol van procesbegeleider serieus. Benadruk het gewenste gedrag, corrigeer het ongewenste gedrag. Jij als leider zet de toon. Jij bent het voorbeeld. Laat dan zien hoe het ook kan. Wees het goede voorbeeld. Als het goed is weet jij hoe iedereen denkt over het onderwerp. Stuur het proces zodanig, dat iedereen gehoord en gezien wordt. Jij bent niet alleen van de inhoud en het proces. Hoe reageren mensen op elkaar? Welke gevoelens spelen een rol? En hoe faciliteer jij dat?

Maak concrete afspraken aan het eind van het overleg. Zijn de verwachtingen helder? Welke besluiten zijn genomen? Wat betekent dit voor iedereen? Wie doet wat? Spreek elkaar ook aan op het niet nakomen van afspraken.

Jij bent aan zet!
Als leider zet je de toon. Zorg je dat iedereen (weer) zichtbaar wordt. Maak dat ieders aanwezigheid relevant is. Juist nu het zo gemakkelijk is om onder de radar terecht te komen. Weten dat je echt gemist wordt als je er niet bij bent is de beste stimulans om on-stage een constructieve bijdrage te leveren!

Inschrijven nieuwsbrief: